Je désire parler d'une technique qui m'est salvatrice, mais dont j'ignore encore une bonne partie de ses causes de succès :
Le bonheur du "inbox" vide.
Base GTDTout d'abord, GTD nous demande impérativement de décider, au moment même où l'on traite une information du "in basket", de l'action exacte devant être exécutée par rapport à cette information. GTD ne demande pas de l'exécuter, mais simplement de l'inscrire dans la liste des tâches, avec l'action précise désirée. L'idée est excellente et l'application est presque universelle, sauf dans mon pressant besoin de quitter le soir uniquement avec un "inbox" vide.
Know what you're NOT doingJe m'explique. Je tiens énormément à quitter le soir avec un "inbox" vide à cause du bonheur et du calme étonnant que cela m'amène. Cela me permet de quitter le bureau totalement relaxé, peu importe la quantité de travail restant. Pour David Allen, cela est causé par l'
état de connaissance complète de ce que l'on ne fait pas (e.g. Know what you're NOT doing). En plus simple, l'incessante inquiétude d'être dépassé par la quantité de travail actuel et futur vient du fait qu'en ne connaissant pas toute l'étendue de ce qui est à faire, notre cerveau voit la situation bien pire qu'elle ne l'est. Si on est conscient de 100% des tâches et que l'on a confiance en notre système de suivi pour nous les rappeler, notre cerveau tombe beaucoup plus facilement en phase de relaxation
(où plus précisément on mode créativité, qui nécessite préalablement la relaxation).
Impossible de le vider à tout coupJe vise donc depuis très longtemps à m'assurer que mon "inbox" soit complètement vide avant de quitter le soir. Je crée chaque tâche religieusement, m'assurant de décrire du mieux possible la prochaine action nécessaire pour chaque information reçue. Je réussissais très rarement cette mission car la simple création de tâches pour chaque information demandant action me repoussait constamment en surtemps.
Échec dans la recherche de solutionsMes recherches sur GTD ne m'ont pas permis, jusqu'à tout récemment, de répondre à 100% à mon besoin d'un "inbox" vide avant de quitter. David Allen semble simplement suggérer de fréquemment (aux plus ou moins 24 heures) ramener la boite entrante à zéro, mais ne parle pas de mon besoin précis de quitter chaque soir avec la boite à zéro.
Formation Outlook et GTDJ''ai bâti cet hiver une formation d'introduction à GTD en y incluant une multitude de trucs Outlook 2003 avec focus sur la productivité. Au cours de mes recherches, je suis tombé sur un excellent "webcast" expliquant divers trucs génériques pouvant être appliqués à toute utilisation du courriel. À mon grand dégout, la présentatrice suggérait, tout juste avant de quitter pour la maison, de transférer tout le courriel non traité du "inbox" vers un dossier "À traiter", devant être parcouru le lendemain. Elle tentait ainsi de répondre simplement à mon besoin de quitter le "inbox" vide, mais cela venait à l'encontre de mes convictions GTD! Mes convictions GTD me dictent de n'avoir qu'un seul "in basket" et de ne toucher chaque information qu'une seule fois! Sa suggestion n'était pour moi qu'une simple façon de se mentir soi-même. J'ai donc repris beaucoup de bons trucs Outlook de cette dame et j'ai ignoré la suggestion du simple déplacement de l'information vers un autre dossier pour "simuler" un "inbox" vide.
Retour sur l'horrible suggestionPlusieurs mois plus tard, toujours dans le dilemme de travailler tard pour tout vider ou de quitter en laissant des éléments en attente dans mon "inbox", j'ai décidé d'adapter la suggestion de cette dame en l'approchant de GTD.
Donc, à chaque soir, 15 minutes avant de quitter, je parcours rapidement mes courriels restants. Par contre, je n'y apporte qu'UNE seule décision de l'approche GTD :
Is it actionable or not? Si ça ne requiert pas d'action, je le vire du "inbox". Si ça demande une action, je glisse simplement le courriel vers le dossier de tâches et je tape ALT-S pour automatiquement sauvegarder la tâche créée. Titre par défaut, pas de catégorie, pas de dates ni aucune autre méta-données. Du pur débarras! En quelques minutes seulement, cela me permet de vider rapidement mon "inbox" tout en ne trichant pas trop sur l'approche GTD. Évidemment, ma première tâche du matin consiste à compléter ces tâches fantômes. Restait alors à savoir si cette supercherie pouvait tromper mon propre cerveau en lui faisant croire qu'il connait la totalité du "à faire" afin de m'apporter ma dose de relaxation quotidienne.
Surprenant succèsDès le premier soir, ça a marché! J'ai ressenti le même bonheur et la même libération du "inbox" vide que je désirais depuis si longtemps. À chaque soir, mon esprit se vide complètement de tout cet "opérationnel" et mon retour en train s'avère on ne peut plus agréable. Attention : Je n'affirme pas ici qu'aucune pensée concernant le bureau ne se présente lors de mon retour en train. Je quitte simplement et complètement le mode de pensée opérationnelle qu'il nous est si difficile de quitter. Ceci me permet alors de laisser mes pensées évoluer d'elles-mêmes et je tombe en mode créativité. Je sors mon "Pocketmod", mon Pilot G2-Mini et je note toute une panoplie de solutions et d'idées qui m'étaient complètement inaccessibles pendant la journée; principalement à cause du mode de pensée opérationnel et rapide, basé sur l'exécution.
Ce n'est pas de l'auto-chatouille!Depuis ce temps, ma productivité est en hausse, tout comme ma
créativité et la qualité de mon sommeil. Par contre, je suis toujours étonné du fait que l'on puisse arriver à se tricher ainsi soi-même, tout en conservant l'effet bénéfique du doux mensonge. Je suis tenté de comparer cet exemple à prendre consciemment un placebo, et de bénéficier quand même de son effet; ou alors de se chatouiller soi-même, pour se détendre un peu :-)
L'expérience m'a clairement démontré que la passe-passe ci-haut n'est pas à classer avec le placebo et l'auto-chatouille!
