Vitesse et compréhension

Je me suis mis à l'écoute rapide il y a plus d'un an, de façon, je dirais, amateur. J'utilisais l'accélérateur inclus dans Windows Media Player et ça me suffisait bien. J'ai depuis découvert une panoplie de produits et de techniques me permettant d'aller bien plus loin en écoute rapide. J'espère vous faire découvrir tout cela dans mes prochains articles mais aujourd'hui, j'aimerais parler de deux découvertes plaisantes au sujet de l'écoute rapide.

Progression discrète mais constante
On s'habitue à l'écoute rapide et on peut écouter à des vitesses en croissance constante.En effet, lorsque j'ai commencé il y a plus d'un an, j'écoutais ma formation anglophone à environ 170% d'accélération et celle francophone à environ 190% d'accélération. Je ne peux pas dire que la croissance est fulgurante, mais j'écoute aujourd'hui certaines formations anglophones à 200% et certaines formations francophones à plus de 230%.Ce n'est pas plus difficile qu'avant, c'est juste que notre cerveau semble s'adapter et permettre graduellement une compréhension plus rapide.

Langue seconde
Ayant récemment eu à travailler en anglais, j'ai été agréablement surpris par mon niveau de compréhension, ma vitesse de réponse et surtout du vocabulaire fortement plus riche qui m'est présentement disponible. En effet, ces centaines d'heures d'écoute accélérée ont préparé mon cerveau à une bien plus grande efficacité en conversation anglaise. C'est un beau cadeau que je n'avais pas prévu!

Bref, j'en suis encore aux début de mes découvertes en ce qui à trait à l'écoute rapide. J'espère vous faire part fréquemment de mes découvertes, surprises et trucs.

Le bonheur du "inbox vide"

Je désire parler d'une technique qui m'est salvatrice, mais dont j'ignore encore une bonne partie de ses causes de succès : Le bonheur du "inbox" vide.

Base GTD
Tout d'abord, GTD nous demande impérativement de décider, au moment même où l'on traite une information du "in basket", de l'action exacte devant être exécutée par rapport à cette information. GTD ne demande pas de l'exécuter, mais simplement de l'inscrire dans la liste des tâches, avec l'action précise désirée. L'idée est excellente et l'application est presque universelle, sauf dans mon pressant besoin de quitter le soir uniquement avec un "inbox" vide.

Know what you're NOT doing
Je m'explique. Je tiens énormément à quitter le soir avec un "inbox" vide à cause du bonheur et du calme étonnant que cela m'amène. Cela me permet de quitter le bureau totalement relaxé, peu importe la quantité de travail restant. Pour David Allen, cela est causé par l'état de connaissance complète de ce que l'on ne fait pas (e.g. Know what you're NOT doing). En plus simple, l'incessante inquiétude d'être dépassé par la quantité de travail actuel et futur vient du fait qu'en ne connaissant pas toute l'étendue de ce qui est à faire, notre cerveau voit la situation bien pire qu'elle ne l'est. Si on est conscient de 100% des tâches et que l'on a confiance en notre système de suivi pour nous les rappeler, notre cerveau tombe beaucoup plus facilement en phase de relaxation (où plus précisément on mode créativité, qui nécessite préalablement la relaxation).

Impossible de le vider à tout coup
Je vise donc depuis très longtemps à m'assurer que mon "inbox" soit complètement vide avant de quitter le soir. Je crée chaque tâche religieusement, m'assurant de décrire du mieux possible la prochaine action nécessaire pour chaque information reçue. Je réussissais très rarement cette mission car la simple création de tâches pour chaque information demandant action me repoussait constamment en surtemps.

Échec dans la recherche de solutions
Mes recherches sur GTD ne m'ont pas permis, jusqu'à tout récemment, de répondre à 100% à mon besoin d'un "inbox" vide avant de quitter. David Allen semble simplement suggérer de fréquemment (aux plus ou moins 24 heures) ramener la boite entrante à zéro, mais ne parle pas de mon besoin précis de quitter chaque soir avec la boite à zéro.

Formation Outlook et GTD
J''ai bâti cet hiver une formation d'introduction à GTD en y incluant une multitude de trucs Outlook 2003 avec focus sur la productivité. Au cours de mes recherches, je suis tombé sur un excellent "webcast" expliquant divers trucs génériques pouvant être appliqués à toute utilisation du courriel. À mon grand dégout, la présentatrice suggérait, tout juste avant de quitter pour la maison, de transférer tout le courriel non traité du "inbox" vers un dossier "À traiter", devant être parcouru le lendemain. Elle tentait ainsi de répondre simplement à mon besoin de quitter le "inbox" vide, mais cela venait à l'encontre de mes convictions GTD! Mes convictions GTD me dictent de n'avoir qu'un seul "in basket" et de ne toucher chaque information qu'une seule fois! Sa suggestion n'était pour moi qu'une simple façon de se mentir soi-même. J'ai donc repris beaucoup de bons trucs Outlook de cette dame et j'ai ignoré la suggestion du simple déplacement de l'information vers un autre dossier pour "simuler" un "inbox" vide.

Retour sur l'horrible suggestion
Plusieurs mois plus tard, toujours dans le dilemme de travailler tard pour tout vider ou de quitter en laissant des éléments en attente dans mon "inbox", j'ai décidé d'adapter la suggestion de cette dame en l'approchant de GTD.

Donc, à chaque soir, 15 minutes avant de quitter, je parcours rapidement mes courriels restants. Par contre, je n'y apporte qu'UNE seule décision de l'approche GTD : Is it actionable or not? Si ça ne requiert pas d'action, je le vire du "inbox". Si ça demande une action, je glisse simplement le courriel vers le dossier de tâches et je tape ALT-S pour automatiquement sauvegarder la tâche créée. Titre par défaut, pas de catégorie, pas de dates ni aucune autre méta-données. Du pur débarras! En quelques minutes seulement, cela me permet de vider rapidement mon "inbox" tout en ne trichant pas trop sur l'approche GTD. Évidemment, ma première tâche du matin consiste à compléter ces tâches fantômes. Restait alors à savoir si cette supercherie pouvait tromper mon propre cerveau en lui faisant croire qu'il connait la totalité du "à faire" afin de m'apporter ma dose de relaxation quotidienne.

Surprenant succès
Dès le premier soir, ça a marché! J'ai ressenti le même bonheur et la même libération du "inbox" vide que je désirais depuis si longtemps. À chaque soir, mon esprit se vide complètement de tout cet "opérationnel" et mon retour en train s'avère on ne peut plus agréable. Attention : Je n'affirme pas ici qu'aucune pensée concernant le bureau ne se présente lors de mon retour en train. Je quitte simplement et complètement le mode de pensée opérationnelle qu'il nous est si difficile de quitter. Ceci me permet alors de laisser mes pensées évoluer d'elles-mêmes et je tombe en mode créativité. Je sors mon "Pocketmod", mon Pilot G2-Mini et je note toute une panoplie de solutions et d'idées qui m'étaient complètement inaccessibles pendant la journée; principalement à cause du mode de pensée opérationnel et rapide, basé sur l'exécution.

Ce n'est pas de l'auto-chatouille!
Depuis ce temps, ma productivité est en hausse, tout comme ma créativité et la qualité de mon sommeil. Par contre, je suis toujours étonné du fait que l'on puisse arriver à se tricher ainsi soi-même, tout en conservant l'effet bénéfique du doux mensonge. Je suis tenté de comparer cet exemple à prendre consciemment un placebo, et de bénéficier quand même de son effet; ou alors de se chatouiller soi-même, pour se détendre un peu :-)

L'expérience m'a clairement démontré que la passe-passe ci-haut n'est pas à classer avec le placebo et l'auto-chatouille!

Découvrez le PocketMod

Je dois avouer que la plupart de mes bonnes idées me viennent en train, en auto, au restaurant ou ailleurs où il est difficile de les prendre en notes. Ce qui finit par me frustrer car ces idées repartent à la même vitesse qu'elles viennent, sans laisser de traces :-(

Je crois qu'il est tout à fait normal d'avoir plus d'idées dans ces moments là. En effet, lorsque j'ai le front qui frappe la fenêtre du train au rythme des rails qui défilent, je n'ai rien d'opérationnel ou d'immédiat à faire. Pas de courriel, pas d'interruptions téléphoniques ou en personne. Dans ces moments de calme, j'en profite pour rêvasser.

Du brainstorming sans efforts
Je remarque qu'en plein "rêvassage", ma capacité de création et de résolution de problèmes se trouve multipliée par dix! Tout ce bouscule; les idées sortent dans un ordre incohérent, mais ont toutes leur petite valeur propre. Je dois trouver le moyen d'en prendre note.

J'ai donc besoin d'un outil léger qui me suit partout et qui prend toutes ces idées en note! C'est là qu'arrive le PocketMod...

Le PocketMod réussit là ou le Palm échouait
J'ai longtemps traîné sur moi un Palm. J'ai eu le Palm Pilot original, le III, le IIIe, le Treo 90 et puis le Tungsten E. J'ai adoré mon Palm, mais pas pour ce besoin précis. La vitesse de prise de notes sur un PDA a toujours été un frein pour moi. J'ai eu beau jouer à Giraffe à me faire exploser des petites veines dans les yeux (à l'hôpital, en attente de mon premier bébé...), je n'ai jamais atteint un talent suffisant en Graffiti.

De plus, la taille du Palm me décourageait de l'amener partout avec moi, prêt à faire feu lorsqu'une idée me vient.
Attention : Par "idée" je n'insinue pas que je suis un génie surpassé par son talent créateur ;-) Une idée est pour moi un projet, une tâche ou une approche qui me permettra d'améliorer mon sort de quelque façon que ce soit. C'est donc simplement de garnir ma "task list" de tâches utiles.

Le PocketMod est simplement un petit carnet de notes, imprimé sur une seule feuille 8 1/2 par 11, grâce à un ingénieux pliage. Il est composé de 8 petites pages, que l'on peut garnir d'information et de "templates" utiles. Par exemple, le mien offre un calendrier annuel, une page de citations, quelques pages lignées et quelques listes de tâches vides.

Le petit carnet est plus petit qu'un portefeuille pour homme et s'insère très bien dans la poche du pantalon. Sa durée de vie est suffisante et je le remplace hebdomadairement, après avoir traiter les informations que j'ai recueillies.

Pour accompagner mon nouveau "low-tech" PDA, j'ai recherché le stylo idéal. J'ai fini par choisir le PILOT G-2 mini, un stylo économique, d'à peine 3", offert en plusieurs couleurs. J'ai pensé acheter un Spacepen miniature de Fisher, mais le prix m'a fait un peu reculer.

Voici le site offrant un "wizard" d'impression de PocketMods. C'est entièrement gratuit et il offre même un logiciel pouvant être installé sur votre poste de travail : http://www.pocketmod.com/

Parmi les gabarits disponibles, PocketMod offre plusieurs types de feuilles lignées, quadrillées et pointillées. Il offre également des gabarits communs d'agenda et de contacts en plus de plusieurs jeux dont le célèbre Sudoku :-)

Depuis maintenant plusieurs mois, je ne vais nulle part sans mes deux PocketMods : mon carnet de notes et mon livret Sudoku!

Écoute rapide sur Windows XP

Tout d'abord, j'aimerais parler quelques secondes de mon travail. Je dirige un groupe d'environ 15 conseillers, tous spécialisés dans le développement en technologies Microsoft. J'adore ce travail ainsi que l'équipe en place. Par contre, afin de demeurer à l'écoute de mes clients et conseillers, je me dois de maintenir suffisamment de connaissances techniques, même si mon quotidien est surtout rempli par la gestion et la pré-vente.

Donc, afin de maintenir une connaissance respectable des technologies que mon équipe offre, je m'efforce de lire, écouter et visualiser autant d'information que possible. Malheureusement, le temps me manque, comme à la majorité des gens qui désirent faire de l'apprentissage continu.

Webcasts et podcasts
Je suis un avide consommateur de "webcasts" Microsoft. En effet, Microsoft publie presque dix "webcasts" par jour. Ces petits films, d'une durée d'une heure, ont pour but de former gratuitement la communauté sur les technologies Microsoft. C'est gratuit et le ratio information/marketing est acceptable. Je suis également plusieurs podcasts, comme le Visual Studio Talk Show, qui me donne de l'information .NET pertinente, en français.

Grouille
Mon problème avec ces formations est que le débit est souvent trop lent. En effet, si seulement on pouvait couper toutes les pauses ou le présentateur réfléchit, fait des "eeeeeee" à répétition ou que la démonstration affiche un sablier! Et bien, il y a de l'espoir!

Comment accélérer le débit d'un podcast ou d'un webcast
J'ai découvert un petit truc intéressant dans Windows Media Player. En effet, l'utilisation des "enhancements" offre la fonctionnalité de "Play Speed Settings". Vous pouvez accéder à cette option sous le menu "View" (désolé, mon Windows est en anglais). Vous n'avez ensuite qu'à faire glisser le sélecteur vers la droite pour augmenter la vitesse d'un webcast ou d'un podcast. Vous remarquerez que l'effet "Chipmunk" auquel on s'attend est absent. En effet, le logiciel accélère la lecture, tout en ne haussant pas les voix. C'est vraiment génial!

Je suggère de commencer votre écoute rapide à 1.4x ou 1.5x la vitesse régulière. Vous remarquerez que vous comprenez alors tout ce qu'il se dit, avec un niveau de concentration bien supérieur. Le fait d'éliminer toutes ses pauses vous permet de recevoir un flux continu d'information. Votre attention ne se détourne donc pas ailleurs.

Encore plus vite
Une fois que votre cerveau sera bien à l'aise avec la vitesse 1.5x, commencer à accélerer doucement la vitesse. Magie! Vous comprenez toujours! En effet, je crois que ce genre d'écoute vous "entraîne" également à comprendre de l'information de plus en plus compacte.

La vitesse dépends de plusieurs facteurs
Personnellement, j'écoute les podcasts et webcasts francophones à environ 1.9x, et les contenus anglophones à environ 1.7x. L'accent et la voix de l'émetteur peuvent également faire varier la vitesse à laquelle vous pouvez l'écouter. Les accents texans et australiens me donnent bien des problèmes en écoute rapide, mais pas le joual ;-)

Finalement, vous comprendrez que cette technique est fort désagréable lorsqu'on écoute du contenu de divertissement (i.e. films, chansons, etc.). C'est également assez épuisant pour le cerveau. N'en abusez donc pas :-)

Pascal

Mon application maison de GTD

Déclancheur
Une récente suggestion sur le blog de marvelz m'a finalement décidé à m'impliquer dans la communauté Getting Things Done, en espérant ajouter une saveur francophone au sujet. En effet, marvelz suggère à la communauté GTD de décrire leur propre implémentation de GTD.

Personnellement, je désire m'attarder aussi sur le sujet global de la productivité, mon "dada" depuis très longtemps.

Qu'est-ce qui s'en vient?
Mes prochaines publication tourneront donc autour de la productivité, des trucs et outils pour y parvenir, ainsi qu'un peu de psychologie en milieu de travail apprise "sur le tas" :-)

Au plaisir d'échanger avec vous!

Pascal

PS Pour ceux qui débutent en GTD, vous pouvez démarrer votre apprentissage sur le site de David Allen, l'auteur de GTD.